Wohnungsgesellschaft der Stadt Doberlug-Kirchhain mbH

Die Wohnungsgesellschaft der Stadt Doberlug-Kirchhain mbH

besetzt zum 01. Januar 2018 die Stelle eines/einer

Teamassistent/in

Ihr Tätigkeitsgebiet umfasst insbesondere:

Führung und Organisation Kunden-Empfangsbereich
- Der persönliche Empfang von Besuchern der Wohnungsgesellschaft, sowie die Annahme von Telefongesprächen
- Die freundliche und kompetente Weiterleitung an den jeweils zuständigen Mitarbeiter

engagierte Mitarbeit innerhalb des Vermietungsteams und der Buchhaltung

Die selbständige Erteilung von sachgerechten Auskünften, insbesondere an Mieter, Mietbewerber, Lieferanten und Behörden
Durchführung der telefonischen Erstberatung bei Mietbewerbern
Annahme der Reservierungen von Gästewohnungen, Beratung von Interessenten
Die Annahme von Mängelmeldungen und deren Weiterleitung an die Fachabteilung entsprechen betrieblicher Regelungen. Fallweise persönliche Beauftragung der Dienstleister. Einleitung von Sofortmaßnahmen bei Notfällen.
Vertretungsweise Durchführung von Mietersprechstunden. Dazu gehört neben den allgemeinen Fragestellungen rund um die Wohnung auch die Mietschuldnerberatung

Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben

Die Führung des Büromittellagers unter der Maßgabe einer optimalen Bestandshaltung, Nachbestellung fehlender Materialien
Die Führung des Bestandes an Werbemitteln
Führen von Urlaubs- und Anwesenheitslisten

kaufmännische Bearbeitung Postein- und ausgang, Buchung von Rechnungen

Der Empfang und die sachgerechte Weiterleitung jeglichen Posteingangs, sowie anderer Informationen und Dokumente über die vorhandenen Kommunikationseinrichtungen (Fax, E-mail, Zusteller)
Eingangsrechnungen sind zu kontieren und entsprechend betrieblicher Anweisungen in Umlauf zu geben
Erledigung ausgewählter Arbeiten zur Vorbereitung des Jahresabschlusses nach Vorgaben der Abt. Buchhaltung

eigenständige Übernahme von Werbeaktivitäten für Vermietungen von Wohnungen und der Stadthalle

Veröffentlichen von Angeboten in regionalen Printmedien und ausgewählten Internetportalen und regelmäßige Aktualisierung

Pflege der Internetseite in Hinsicht auf Wohnungsvermietung und Stadthallenbewirtschaftung, d.h. regelmäßige Aktualisierung der Mietangebote, ständige Überprüfung auf zeitgemäße Attraktivität der Seite,Veröffentlichung von Sonderaktivitäten Marketingwirksame Darstellung der Veranstaltungen der Stadthalle Doberlug-Kirchhain

Mitwirkung an der Planung und Durchführung von Veranstaltungen der Stadthalle Doberlug-Kirchhain

Die Durchführung von einzelnen Veranstaltungen der Stadthalle bedarf einer logistisch exakten Vorbereitung. Die Teamassistentin wirkt auf Anforderung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung mit.

Neben den fest zugeordneten Aufgaben liegt ein Schwerpunkt dieses Tätigkeitsfeldes in der Unterstützung des Teams Immobilienbetreuung / Technik.

Auf Anweisung können einzelne Arbeitsschritte oder zusammenhängende Arbeitsabläufe bei der Immobilienbetreuung, des Vermietungsprozesses oder der Bearbeitung von Vorgängen der Teamassistenz übertragen werden.

Wir erwarten:

Wir wünschen uns für diese Position eine Dame oder einen Herrn, die/der bereit ist, sich mit Lust und Liebe dieser spannenden und dynamischen Aufgabe zu stellen.

Grundvoraussetzungen sind:

eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung vorzugsweise im Bereich Immobilienwirtschaft

Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit oder in der Verwaltung

Die Bewerbungsunterlagen müssen Referenzen über diese oder ähnlich gelagerte Tätigkeiten aus Ihrem Berufsleben enthalten.

sicheres und gewandtes Auftreten sowie angenehme Umgangsformen

Die Teamassistenz ist häufig die erste Person, die ein Mietbewerber von der Wohnungsgesellschaft kennenlernt, sei es persönlich oder telefonisch. Dieser Erstkontakt kann mitunter entscheidend über den Erfolg von Vermietungsgesprächen sein. Sie ist eine wichtige Visitenkarte des Unternehmens.

soziale Kompetenz, hohe Belastbarkeit, Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Kommunikationsbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und Einsatzbereitschaft

Im Berufsalltag wird es Kontakt zu unterschiedlichsten sozialen Schichten bei der Mieterschaft geben, hier ist ein hohes Maß an sozialer Kompetenz gefordert.

sicherer Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift

sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen und dem Internet

Die Programme Word, Excel, Outlook und PowerPoint müssen beherrscht werden.

Weiterhin wird eine spezielle Software für die Wohnungswirtschaft „inhouse“ angewendet. Mit dieser können sämtliche kaufmännischen Vorgänge dargestellt werden. Der/ die einzustellende Teamassistent /in muss sich einem umfangreichen Schulungsprogamm unterziehen. Bei diesem Lernprozess sind Verständnis und Erfahrung im Umgang mit Buchführungsprogrammen und ein gutes Auffassungsvermögen gefragt.